Als (startend) ondernemer komt er veel op u af. Er moet veel geregeld worden en daar behoort het maken van facturen ook bij. Ondernemers stellen hier geregeld vragen over en dat is ook wel begrijpelijk want een factuur moet namelijk aan nogal wat eisen voldoen. Deze eisen vloeien voort uit de ‘Wet Omzetbelasting’ en het is de Fiscus die hier op controleert. Het is belangrijk om facturen te maken die aan de eisen voldoen. Voldoen ze niet, dan kunnen u en uw klanten geen gebruik maken van de BTW-aftrek en dat is bijzonder jammer! Overigens is BTW en omzetbelasting hetzelfde.
Wat moet er sowieso op een factuur staan?
• Uw BTW-nummer;
• uw KvK-nummer;
• het factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd;
• de factuurdatum;
• uw naam en adres;
• de naam en het adres van uw klant;
• de datum van de levering of de dienst;
• de hoeveelheid en soort geleverde goederen;
• de aard en omvang van de geleverde diensten;
• het uiteindelijke BTW-bedrag .
Bezoek de website van de Belastingdienst voor een volledig overzicht.
Papier of digitaal?
U mag uw facturen ook digitaal verzenden, tenminste als uw klanten hiermee akkoord gaan. Een digitale factuur moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als een papieren factuur en zijn wat dat betreft gelijk. Het voordeel van een digitale factuur is dat je als ondernemer op kosten bespaart. Lees meer over de voordelen van een digitale factuur boven een papieren factuur. Hoe zit het nu met de BTW als u een webwinkel heeft en ook aan buitenlandse klanten levert? Het antwoord op deze vraag vindt u op de website van de Kamer van Koophandel.
Bewaren
Facturen en bonnetjes mag u scannen en digitaal bewaren (7 jaar). De Belastingdienst vindt het belangrijk dat u binnen een redelijke termijn de administratie kunt overhandigen. Een handig systeem aanbrengen of gebruiken is dus geen overbodige luxe. Van de facturen die u verzendt, moet u te allen tijde een (digitale) kopie bewaren.
Voorkom problemen en richt uw facturen en systeem goed in. Voorkomen is beter dan genezen!
